辦公室接電話禮儀 2篇
辦公室接電話禮儀 1
（一)電話鈴聲一響，應儘快去接，最好是在想三聲後接起，接電話應先自報家門，“您好，這裡是X X公司×X部，請問找哪位?”;詢問時應注意在適當的時候，根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽，並且已經理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內容應簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重複對方的話，以檢驗是否理解得正確，如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話，若確需要自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。
(四)選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急於下班，很可能得不到滿意的答覆。公務電話應儘量打到對方辦公室，若確有必要往對方家裡打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。
(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時，應詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。
(六)在電話上談生意，時問觀念要強，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽得清楚，這是很關鍵的。
(七)如果要把對方的話做成備忘錄，最好是一邊重複對方的話，一邊做記錄，最後把記錄重複一遍，請對方確認。當然，電話的用語要謙虛恭敬。
(八)接到和自己業務不相關而又必須當場給予答覆的電話，除非自己確實有完整的諮料.否則.決不可信口開河，妄做決定。與其信口開河以抓住客人，不如據實回答以保公司的信譽。
(九)不要在外面打電話做聯絡。萬一真的有必要，通電話時應該避免讓對方聽到背景聲音，例如咖啡店的音樂。另外，在沒有聯絡到對方時，要採取主動再聯絡的方法，而不要請接電話者留話要對方打電話過來。
此外，文員作為公司的職員，在使用電話時務必注意以下幾點禁忌：
1.不要在公司打私人電話;
2.少打長話。
辦公室文員其他禮儀
一、儀態儀表禮儀
1、著裝:團隊活動要求隊員統一著裝，顯示良好的團隊精神。
2、站姿抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放鬆，兩腿併攏立直，腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分佈在兩條腿上。雙手交搭貼於腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。
3、行姿行走時步履應自然、輕盈、敏捷、穩健。上身正直，眼平視，挺胸收腹立腰，重心前傾，雙肩平穩，不宜左顧右盼，左右搖晃。集體行動時，不得喧笑打鬧。
4、坐姿入坐時要輕穩，走到座位前，轉身後退，輕穩坐下。女子裙裝入座時，應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿併攏。起立時，右腳向後收半步而後站立。
二、見面禮儀
1、握手通常年長(尊)者先伸手後，另一方及時呼應。來訪時、主人先伸手以表示歡迎。告辭時，待客人先伸手後，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見面時，時間一般控制在3秒鐘內。
2、介紹介紹時應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時陳述的時間宜短不宜長，內容宜簡不宜繁。同時避免給任何一方厚此薄彼的感覺。
3、致意 表示問候之意。通常在各種場合用舉手、點頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。
三、談話禮儀
人際交往中應隨時注意使用禮貌用語，是談話中的基本要求。
1、問候 根據彼此的關係問候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識可說“您好，見到您很高興”。
2、道歉 做了不應該做的事，應及時道歉“對不起，實在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”。或者是不經意打擾別人應說：“對不起，打擾了”、“對不起，打斷一下”等。
3、應答“您不必客氣”、“沒關係，這是我應該做的”、“照顧不周，請多指正”。
4、慰問“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了
四、迎送接待禮儀
1、接站對遠道而來的客人，要做好接站工作，掌握客人到達的時間，保證提前迎候，接站時，準備迎客牌，並在客人到達時高舉，以便客人辨認。
2、會面客人到達，應主動迎接，熱情打招呼。如果是長者或身體不太好的應上前挽扶，客人手中提有重物應主動接過來。
3、入室陪客者應走在客人的左邊，或走在主陪人員和客人的身後，到達會客室門口，應開啟門，讓客人先進，並把客人介紹給在場的'有關人員。
4、送客按照接待時的規格對等送別。離開時，應與客人熱情話別。
辦公室接電話禮儀 2
隨著科技的發展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、打大量的電話。接打電話看似很容易，其實不然，接打電話大有講究，可以說是一門學問、一門藝術。辦公人員打接電話要給對方留下一個良好的印象，應注意以下基本禮儀：
一、重要的第一聲。當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為，就會給對方留下完全不同的印象。要記住，接電話時，應有“我代表單位形象”的意識。
二、要有喜悅的心情。打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象。在電話中，要抱著“對方看著我”的心態去應對。
三、清晰明朗的聲音。打電話時不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。
四、迅速準確的接聽。現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有其他人，也應該用最快的速度拿起聽筒。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉；若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，會給對方留下不好的印象。
五、認真清楚的記錄。隨時牢記5w1h技巧，所謂5w1h是指①when何時②who何人③where何地④what何事⑤why為什麼⑥how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的，對接打電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5w1h技巧。
六、瞭解來電話的目的。上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，切不可敷衍，即使對方要找的人不在，不能只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。
七、掛電話前的禮貌。要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就結束通話電話。
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